Cómo organizar los libros de ventas de tu empresa

Por: Equipo BeeDIGITAL

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Los libros de ventas e ingresos de tu empresa son libros auxiliares en los que se apuntan de manera cronológica y correlativa todas las ventas e ingresos que realiza el negocio. Se debe anotar ciertos datos como el número de anotación, la fecha en la que se realiza, el número de factura, el concepto y el importe, con el IVA detallado. Se trata de unos documentos que la empresa debe guardar durante al menos seis años si no se quiere tener problemas.

Además, es imprescindible que se realicen todas las anotaciones de manera organizada. Esto puede ser más complicado cuando se trata de negocios que cuentan con un alto número de comerciales que realizan varias operaciones cada día.

¿Cómo organizar los libros de ventas de tu empresa paso a paso?

Si tienes contratados los servicios de una gestoría el trabajo de organizar los libros de ventas de tu empresa lo podrás dejar en sus manos. Sin duda, es la manera más sencilla de tener claro que el trabajo se hará bien y de que no tendrás ninguna clase de problema en el futuro. Si has decidido encargarte tú mismo de esta labor es bueno que tengas presentes una serie de aspectos.

Es importante tener claro que una venta es el cambio de un producto o un servicio por dinero. Legalmente consiste en transferir el derecho de posesión de algún bien por cierta suma de dinero.

En primer lugar en el libro de registro de ventas de tu empresa tienen que constar todos los datos de tu compañía. Es importante que estén todos correctos y ordenados de manera lógica. En primer lugar la razón social, luego el CIF y, a continuación, el resto de datos importantes del negocio. Como estamos hablando de hacer un libro en un Excel, debajo de la información que acabamos de comentar puedes colocar una tabla con los siguientes datos:

• Actividades realizadas
• EP I.A.E (Epígrafe del Impuesto de Actividades Económicas)
• Domicilio
• Provincia

Esta tabla te servirá para registrar las diferentes actividades, si es que tiene más de una, que desarrolla tu empresa. Repetimos que estamos realizando este libro de ventas de tu empresa en un Excel, así que ahora debes abrir una nueva pestaña en la que tienes que hacer una tabla, en la que debes incluir los datos de cada venta. Estos son los datos que debe tener esta nueva tabla, te indicamos las casillas de izquierda a derecha:

• Número de orden.
• Fecha de la factura.
• Número de factura.
• NIF o CIF del cliente.
• Razón social o nombre y apellidos del cliente.
• Tipo de operación realizada.
• Base imponible.
• Dentro del Régimen General el IVA repercutido. Debes indicar el porcentaje.
• Dentro del Régimen Especial de Recargo de Equivalencia el IVA repercutido. Debes indicar el porcentaje.
• Importe total.

Por supuesto, al libro le puedes añadir en la primera pestaña una portada. En dicha portada debes incluir el tipo de libro, en este caso el Registro de ventas e ingresos, el NIF o el CIF de tu empresa y la razón social.

Puede que en principio te parezca algo complicado crear este libro, por fortuna, en Internet encontrarás diferentes plantillas que harán que el trabajo sea más sencillo.