Ventajas e inconvenientes de externalizar contabilidad

13 septiembre
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Ventajas e inconvenientes de externalizar contabilidad
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¿Eres propietario de un negocio? ¿Estás pensando en montarlo? Si la respuesta a alguna de estas preguntas es “sí”, debes tener en cuenta que, además de su actividad principal, son muchas las actividades que debe afrontar una empresa en el funcionamiento de su día a día: funciones administrativas, técnicas, sociales y financieras entre otras.

Debido a esta gran cantidad de tareas, muchas compañías se ven obligadas a contratar a otras empresas externas para que soporten algunas funciones que no tienen que ver con la actividad principal del negocio.

Para ello, la compañía debe identificar qué parte de su actividad podría ser desempeñada de forma más eficiente por agentes externos a la propia corporación, pudiendo así tomar la decisión de contratar a profesionales o empresas que se encarguen de dicha tarea. Esto se conoce como externalización u outsourcing.

En definitiva, la externalización u outsourcing consiste en la contratación de una empresa externa especializada en alguna función para que realice determinadas tareas que, en un principio, estaban llevándose a cabo por una empresa de manera exclusiva.

Una de las tareas más complicadas para llevar a cabo en una compañía es la contabilidad, una función ineludible para todas las empresas independientemente del tamaño que tengan. Por ello, cada vez más pequeñas y medianas empresas deciden externalizar este servicio para dejarlo en manos de expertos en este campo, como, por ejemplo, gestorías.

¿Qué ventajas conlleva externalizar la contabilidad?

Son numerosas las ventajas que supone externalizar este tipo de servicios:

  • La contabilidad es una tarea complicada que requiere mucho tiempo, un tiempo que podría invertirse en optimizar y mejorar la propia actividad de la empresa.
  • Ahorro de costes, ya que si son los propios trabajadores los que se encargan de esta tarea, se necesitarán más trabajadores que desarrollen el resto de actividades.
  • La experiencia de la empresa a la que se va a contratar para llevar a cabo la contabilidad puede garantizar mejores resultados que si lo hacemos nosotros mismos. Además de asumir un servicio personalizado que se adapta a las necesidades propias de cada empresa, está al día de los cambios legislativos, tarea de investigación que, sin duda, requiere una elevada cantidad de tiempo para una empresa inexperta.
  • La externalización evita la obsolescencia, pues al estar en manos de una compañía profesional la empresa se beneficiará del acceso a sistemas modernos y de última generación.

A pesar de todos estos beneficios este tipo de externalización también cuenta con algunos riesgos:

  • Contratar una empresa externa siempre supone ceder información confidencial de la compañía a un tercero, por eso debes considerar muy bien a qué proveedor finalmente contratas.
  • Debes tener en cuenta que la empresa a la que contrates pueda seguir ofreciéndote sus servicios durante el tiempo que hayas planeado, ya que volver a buscar a otro proveedor en caso de quiebra del primero es una tarea que suele necesitar bastante tiempo y esfuerzo.

Con todo esto, vemos que en muchas ocasiones sale mucho más rentable contratar a una empresa externa que tener un departamento propio o a trabajadores que se dediquen a una tarea ajena a la propia actividad empresarial y tan compleja como puede ser la contabilidad.

Erróneamente, se cree que sólo suelen realizar esta actividad grandes compañías, aunque cada vez son más las pymes que optan por externalizar parte de sus servicios, permitiéndoles dedicarse por completo a su tarea principal.

Para que la empresa tenga una buena relación con sus proveedores, debe fomentar una comunicación transparente y fluida, así todas las partes saldrán beneficiadas y se evitaran posibles malentendidos.

Además, gestionar de manera adecuada los procesos de externalización puede aportar, entre otras cosas, una flexibilidad y capacidad en los presupuestos que le aporte una ventaja competitiva a nuestra compañía.

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